イベントでの成功と失敗

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執筆者 中橋啓太
所 属フリー

2022/12/22

 

大歩危リバーフェスティバル2022

(ワールドマスターズゲームズ関西オープン競技プレ大会)開催

 昨年から四国吉野川で行われるラフティングイベント、大歩危リバーフェスティバルの運営に携わっています。今年は11月12日~13日に開催されました。お忙しいところ参加された皆さまには感謝申し上げます。

 

大歩危リバーフェスティバル

 

 今年で13回目の開催となった本イベント、多くの方が関わり、続いてきた大会に縁あって参加できることに感謝いたします。

 昨年は右も左も前も後ろも何もわからず状態でしたが、今年は右も左も分からず状態で、少し余裕ができ新たなことを試すことができました。

 参加者の皆様にはわかりやすく、ストレスが無いように、運営はコストをかけず効率化を目指しました。

 イベントを終え実際にどうだったのかを書いていますので、よろしければご覧ください。

 

GPS位置情報システム「TAIMATSU」

 トレイルランニングやアドベンチャーレースで運用されているトラッキングサービスを試用いたしました。

 ランニングイベント等でタイム計測業務を行う、株式会社タイムハックのご厚意で大会用トラッキングマップを作成していただきました。

 使用したのはタイムハックが提供するGPS位置情報システム「TAIMATSU」。マップ内の印で位置情報を確認することができます。

 

トラッキングマップ

マップは任意の縮尺に変更できます。

 

 想定していた使用目的はスタッフの場所を確認するためです。各ポイントにスタッフが到着しているのか可視化できると、配置確認の速度が多少上がるのではないかと考えました。

 実際に使用してみて、本部では見えない現場状況をイメージすることができました。

 例えば、川の真ん中で印が留まっている場合や、配置ポイントから印が離れている場合は、何かの調整をしているだろうから、少し時間が押すかもしれない。予定では接近することのないスタッフ同士が接近しているから問題発生かな?などのイメージができるため、位置情報を知ることは有効でした。

 

 さらに広域になると位置情報システムの本領発揮です。

 ダウンリバーという長距離種目では参加チーム、スタッフにGPS端末を所持してもらいました。マップ内の急流ポイントを各ボートが通過したかどうか確認できるため、スタート後どうなっているのかわからない、という状況が緩和されました。

 ゴール後、スタッフの皆さんを車で迎えに行くときも位置情報を確認しながら出発できるので、直前まで別の作業に時間を充てることができました。

 

 今後の課題としては、有用性をどうアピールして使用してもらうか。

 

ダウンリバー参加チームのようす

ダウンリバー中の一コマ

 

グーグルマップのマイマップ機能

 グーグルマップのマイマップ機能を使い駐車場、競技場所等が記載されたマップを作成しました。ネット上に作成事例があるのでマップ作成は特に手間取ることはありませんでした。

 紙のマップに印をつけて印刷したり、パワーポイントなどで細かく編集したりする手間を考えると作業時間の短縮になりました。随時、編集作業ができるので追加情報も入れやすかったです。

 マップ内に任意のポイントを追加するというシンプルな仕組みのため、ポイントの名称や説明は分かりやすいことが求められると感じました。単に駐車場やスタートポイント等の名称では、何の?誰用の?いつの?みたいな疑問が出てくることが予想されます。

 

 

Googleマップのマイマップ

実際に使用した大会マップ→https://tinyurl.com/26owohal

 

 使用のメリットは情報レベルを整えることができるのと閲覧できる人数が多いことだと考えています。

 関係者が同じ地図情報を共有できるので、基礎となる情報を突き合わせる作業が無くなります。地図アプリとしての国内シェア率が高いので、参加する方が同行者等に場所を伝えるときなどもスマホがあれば共有でき、参加者、運営以外の関係者と情報の齟齬が少なくなると考えています。ナビ機能を使えば特定の場所への行き方にも対応できるので効率化には有効だと感じています。

 実際はどれほどの方が閲覧したか分からないのでもう少し活用してみたいと思います。

 

LINE公式アカウント

 上記の2つに比べると活用できなかったのが大会用に作成したLINE公式アカウントです。

 使用機会はチャット機能を使った事前の問い合わせ対応と、大会後の写真共有時のみでした。想定していた使用目的は、競技中のリザルト共有です。

 実際にはLINEを使用してのリザルト共有はできませんでした。

 リザルト共有は慎重に行わないと情報が交錯し混乱する可能性があり、LINEを使ってのリザルト共有はタイム集計のスピードと正確さがが大きく関係する所と感じました。

 今回は対応できるほど集計を素早く行うことができませんでした。その点は集計周りの話で詳しく書こうと思います。

 

ラフティングイベントの様子

競技会場が広いラフティング

 

 LINEを使用したもうひとつの目的はタイムリーな情報発信のためです。

 タイムスケジュールの変更や、注意喚起等、会場で大会に関する情報が流れてくるようなイメージでしたが、会場での使用はありませんでした。大会中、タイムリーに発信するなら更新する専用スタッフが必要でした。

 しかも、大会全体を把握して、情報を出すタイミングなのかが判断できないと情報源が複数存在し、正しい情報が伝わらないことが考えられます。あとは各自の携帯端末を経由するので、参加者の皆様がいつ見るか分からない状況で情報を伝えるのは難易度が高いのでは?と感じました。

 現状、情報伝達の確実性と拡散力は本部からスタート、ゴールポイントのスタッフに情報を伝え、スタッフから参加者の皆様に伝える方が高まると感じました。こういった点からLINE公式アカウントを発信目的で使用するのは工夫が必要と考えています。

 

 使用してみて有効的だったのは、問い合わせ対応です。具体的には駐車場所の対応に使用しました。

 チャット機能を使ってグーグルマップの位置情報を共有し解決しました。今回、参加者の皆様とのやり取りは主にメールで行いましたが、少しイレギュラーな問い合わせには対応に時間がかかってしまいました。その点LINEであればやり取りは素早く、追加の問い合わせに対しても同時に対応することができました。

 今後は、問い合わせ専用のツールとしてLINEを使用してもよいのかなと思いました。課題としては、問い合わせツールとしての有用性を伝え参加者の皆様に登録してもらう必要がある点です。

 

ホワイトボードで情報伝達

ホワイトボードも有効な情報伝達手段

 

 昨年と今年、吉野川でのラフティングイベントに携わりましたが、物理的距離の問題が頭を悩ませます。その問題をツールや工夫で仮想的にどうやってゼロにできるかを考えています。

 しかし、ツールに頼りすぎると逆にスピードが落ちることもありまして。

 「TIMATSU」の例でいうと、ラフティングの場合多くの問題解決は現場の判断で進んでいくと考えています。声が届かない場合でも、ジェスチャーやハンドサインでコミュニケーションを取り、場の雰囲気を感じて経験豊富な各スタッフの皆さんが連携して進めていきます。

 その中で位置情報を確認しながらひとつ、ひとつ本部から指示を出していたらおそらく現場のスピード感が落ちて、リズムや流れが生まれないと思います。ツールを使用することでコントロールできるもの、そもそもコントロールできないものなどいろんな事象に翻弄されるのが楽しいところと感じる今日この頃です。

 

 今回試したツールは、他のイベントに参加してヒントをいただきました。引き続きイベントに参加しつつ勉強いたします。次回は集計周りの話などを書きたいと思います。

 

●GPS位置情報システム「TAIMATSU」 https://taimatsugps.jp/

●大歩危リバーフェスティバルFacebook https://www.facebook.com/oboke.rf

 

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